Zutrittskontrolle Datenschutz: Betriebsrat und Beschäftigte einbinden

Das Wichtigste auf einen Blick

Diese Pflichten treffen Betriebe aus der DSGVO

Wer Zutrittskarten, Transponder oder biometrische Leser einsetzt, verarbeitet personenbezogene Daten. Die Verordnung 2016/679 gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten. Der verbindliche EU-Rechtstext der DSGVO nennt in Art. 5 die Grundsätze: Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Rechenschaft.

Die Erforderlichkeit ist der Kern. Ein Leser, der nur die Tür öffnet, braucht kein Bewegungsprofil. Wer Eintritte minutengenau und dauerhaft speichert, muss begründen, welches Sicherheitsziel das verlangt. Art. 30 DSGVO verlangt ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Bei Videoüberwachung im Zutrittsbereich kommt Art. 35 DSGVO hinzu, die Datenschutz-Folgenabschätzung.

Hinweise nach Art. 12 und 13 DSGVO gehören an den Eingang. Beschäftigte und Besucher müssen erkennen, welche Daten erhoben und wie lange sie gespeichert werden.

Zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO gehören Rollenkonzepte, Verschlüsselung und eine Protokollierung der Auswertungen. Wer Protokolle liest, muss im Berechtigungskonzept stehen.

§ 26 BDSG: Beschäftigtendaten brauchen einen Grund

Für Beschäftigte ist die Verarbeitung nur zulässig, wenn sie für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. § 26 BDSG nennt die Voraussetzungen und verlangt eine Abwägung mit den schutzwürdigen Interessen. Der Zweck muss konkret benannt sein, ein allgemeines Sicherheitsinteresse genügt nicht.

Biometrische Merkmale wie Fingerabdruck oder Gesichtsbild sind besonders geschützte Daten. Sie brauchen eine Ausnahme nach Art. 9 DSGVO. Betrieblich praktikabel ist ein biometrischer Leser meist als freiwillige Alternative neben der Karte.

Ein Interessenausgleich gehört dokumentiert: Welche Störungen sollen erkannt werden, welche Daten sind dafür nötig, welche nicht.

Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG

Zutrittskontrollsysteme sind technische Einrichtungen, die das Verhalten der Beschäftigten überwachen können. Deshalb greift das Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Es gilt auch dann, wenn die Daten nur im Verdachtsfall ausgewertet werden.

Das Mitbestimmungsrecht betrifft die Einführung, die Ausgestaltung und das Löschkonzept. Dazu gehören Datenfelder, Auswertungsrechte, die Protokollierung der Systemzugriffe und die Fristen. Ohne Beteiligung des Betriebsrats ist die Einführung unzulässig. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle.

Zuständig ist der Betriebsrat, nicht der Datenschutzbeauftragte. Der Datenschutzbeauftragte prüft die Vereinbarung auf Datenschutzkonformität und berät beide Seiten.

Zutrittsprotokolle und ihre Speicherdauer

Die Fristen sind Beispiele aus der Praxis, keine gesetzlichen Vorgaben. Maßgeblich ist immer die dokumentierte Erforderlichkeit. Für Videoaufzeichnungen enthält das Merkblatt des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht Hinweise zu Hinweispflichten und Löschfristen.

Jede Frist braucht eine Löschroutine, die tatsächlich läuft. Eine Frist im Konzept, die die Software nicht umsetzt, verstößt gegen Art. 5 Abs. 1 DSGVO.

Einführung in fünf Schritten

Musterformulare der Aufsichtsbehörden

Die Landesdatenschutzbeauftragten veröffentlichen Musterformulare, unter anderem für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und für Hinweisschilder am Eingang. Diese Vorlagen ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls, sparen aber Zeit. Wer sie übernimmt, passt die Angaben an die eigene Anlage an, etwa an Leser, Auswertungsrechte und Fristen.

Beschäftigte informieren und beteiligen

In der Praxis sinkt der Widerstand, wenn die Belegschaft früh informiert wird. Ein Aushang am Eingang, eine Information im Intranet und eine Ansprechperson für Rückfragen genügen. Wichtig ist, dass die Datenfelder erklärt werden: Wer wann welche Tür öffnet, wird gespeichert, Anwesenheitszeiten nur bei Bedarf.

Häufige Fragen

Braucht jede Zutrittskarte eine Betriebsvereinbarung?

Ja, wenn das System Verhalten überwachen kann, greift die Mitbestimmung. Die Betriebsvereinbarung regelt Zweck, Datenfelder, Auswertung und Löschfristen.

Wie lange dürfen Zutrittsdaten gespeichert werden?

Es gibt keine feste gesetzliche Frist. Üblich sind 7 Tage für technische Türdaten und bis 30 Tage für Anwesenheits- und Besucherlisten. Die Frist muss zur Erforderlichkeit passen.

Müssen Beschäftigte der Zutrittskontrolle zustimmen?

Nein. Im Arbeitsverhältnis trägt die Einwilligung nur ausnahmsweise; für besondere Kategorien nennt § 26 Abs. 2 BDSG enge Anforderungen. Rechtsgrundlage ist meist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 DSGVO.

Was gehört in das Verarbeitungsverzeichnis?

Zweck, Rechtsgrundlage, Datenfelder, Empfänger, Speicherdauer und technische Maßnahmen. Bei reiner Zutrittssteuerung genügt meist ein Eintrag, der die Anlage beschreibt.

Drohen Bußgelder bei fehlender Mitbestimmung?

Die Aufsichtsbehörden können die Verarbeitung nach Art. 58 DSGVO untersagen und Bußgelder nach Art. 83 DSGVO verhängen. Zusätzlich kann der Betriebsrat die Unterlassung gerichtlich durchsetzen.