Zutrittskontrolle Checkliste für die Auswahl im Gewerbe

Das Wichtigste auf einen Blick

Schutzbedarf und Zonen festlegen

Am Anfang steht keine Produktliste, sondern die Frage, welche Bereiche wie stark geschützt werden müssen. Planer teilen das Objekt in Zonen ein: öffentlich zugängliche Flächen, interne Büros, Technikräume, Lager und Serverräume.

Für jede Zone wird festgehalten, wer wann hinein darf und wer ausgeschlossen bleibt. Erst danach lässt sich entscheiden, ob mechanische Schließanlagen, elektronische Zylinder oder ein vernetztes Zutrittssystem sinnvoll sind. Ein Gefahrstofflager verlangt andere Schutzziele als ein Besprechungsraum.

Notieren Sie außerdem die Anzahl der Türen, die Zahl der berechtigten Personen und die erwartete Fluktuation. Diese Werte bestimmen später Kosten, Verwaltungsaufwand und Systemgröße.

Denken Sie auch an Besucher, Handwerker und Reinigungskräfte. Für sie braucht es eigene Ausweise mit begrenzter Gültigkeit. Geht ein Transponder verloren, muss er sofort gesperrt werden können.

Die folgende Übersicht hilft bei der Zoneneinteilung.

Rechtliche Vorgaben und Mitbestimmung

Jede Zutrittslösung verarbeitet personenbezogene Daten, etwa Namen, Ausweisnummern und Zeitstempel. Damit greift die DSGVO im verbindlichen EU-Rechtstext mit Pflichten zu Rechtsgrundlage, Löschfristen und Zugriffsrechten.

Das Betriebsverfassungsgesetz regelt die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei technischen Überwachungseinrichtungen. Elektronische Zutrittskontrollen können Verhalten und Leistung der Beschäftigten erfassen, deshalb ist der Betriebsrat rechtzeitig zu beteiligen.

Für den Arbeitsschutz gilt die DGUV Vorschrift 1 mit ihren Präventionsvorgaben. Sie verlangt unter anderem Unterweisungen und eine Gefährdungsbeurteilung, in die Fluchtwege und Notausgänge einfließen.

Betriebsvereinbarungen halten fest, welche Daten erhoben, wie lange gespeichert und wer sie auswerten darf. Eine früh abgestimmte Vereinbarung verhindert Verzögerungen bei der Inbetriebnahme.

Wird das System gemietet oder als Cloud-Dienst betrieben, gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO dazu. Er benennt Weisungsrechte, Löschpflichten und technische Schutzmaßnahmen.

Normen, Technik und Schnittstellen

Schließzylinder und Schließanlagen werden nach DIN 18252 bewertet. Die Norm beschreibt Anforderungen an Profilzylinder, etwa Widerstandsklassen und Prüfverfahren. Für Zutrittskontrollen im Gewerbe ist sie vor allem bei mechanischen Komponenten relevant.

Elektronische Systeme müssen mit Brandmeldeanlage, Fluchtwegesteuerung und Zeiterfassung zusammenarbeiten. Klären Sie, welche Schnittstellen vorhanden sind und ob diese dokumentiert und offengelegt werden. Wiegand, RS 485 oder IP: Jedes Protokoll hat Grenzen bei Leitungslänge und Verschlüsselung.

Bei den Anbietern lohnt ein Blick auf etablierte Hersteller. Assa Abloy liefert Schließanlagen und Zutrittskontrolle. dormakaba bietet Planungshilfen und Produktinformationen für Zutrittskontrolle. SimonsVoss ist auf digitale Schließsysteme spezialisiert. Bosch Building Technologies verbindet Zutritt mit Videoüberwachung und Brandmeldung.

Kommen Ausweismedien wie Karte, Chip oder Smartphone infrage, prüfen Sie deren Kompatibilität mit dem bestehenden System. Biometrische Merkmale fallen unter besondere Kategorien personenbezogener Daten und brauchen eine strengere Prüfung.

Achten Sie auf die Notstromversorgung. Bei Stromausfall müssen Türen in Fluchtwegen öffnen, während gesicherte Bereiche verschlossen bleiben. Diese Anforderung gehört in das Lastenheft.

Ablauf der Auswahl in fünf Schritten

Die Reihenfolge verhindert, dass Technik beschafft wird, die später nicht zu den Abläufen passt.

Halten Sie jede Entscheidung schriftlich fest. Im Streitfall mit Betriebsrat oder Aufsichtsbehörde zählt die Dokumentation.

Häufige Fragen

Wer muss den Betriebsrat einbeziehen?

Der Arbeitgeber. Elektronische Zutrittssysteme mit personenbezogenen Daten lösen Mitbestimmungsrechte nach BetrVG aus, deshalb ist die Beteiligung vor der Einführung Pflicht.

Wie lange dürfen Zutrittsdaten gespeichert werden?

Nur so lange, wie der Zweck es erfordert. Üblich sind kurze Fristen für Türöffnungen. Längere Fristen brauchen eine dokumentierte Begründung nach DSGVO.

Reicht eine mechanische Schließanlage?

Das hängt vom Schutzbedarf ab. Bei wenigen Personen und geringem Risiko genügt oft eine Schließanlage nach DIN 18252. Bei vielen Personenwechseln und Auswertungen ist ein elektronisches System wirtschaftlicher.

Welche Rolle spielt die DGUV Vorschrift 1?

Sie verlangt Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung und sichere Fluchtwege. Zutrittskontrollen dürfen Flucht- und Rettungswege nicht behindern.

Was gehört in den Wartungsvertrag?

Reaktionszeiten, Ersatzteilversorgung, Softwareupdates, Prüfintervalle für Notstrom und Akkus sowie das Recht auf Einsicht in Protokolle.