Zutrittskontrolle
Teil von Videoüberwachung im Betrieb: Zweck, Erforderlichkeit, Speicherung und Kontrolle entscheiden
Videoüberwachung Speicherung und Löschung organisieren
Videoüberwachung Speicherung: Speicherfristen von 48 bis 72 Stunden, Ausnahmen bis 7 Tage, Löschprotokolle, Zugriffsrechte und DSGVO-Dokumentation im Überblick.
Das Wichtigste auf einen Blick
- RegelfristAufnahmen werden nach 48 bis 72 Stunden gelöscht, wenn kein Vorfall eine längere Aufbewahrung rechtfertigt.
- AusnahmeBis zu 7 Tage sind nur mit schriftlicher Begründung zulässig.
- Löschprotokolle halten Datum, Kamera, Datei, ausführende Person und Freigabe fest.
- Zugriffsrechte begrenzen die Auswertung auf einen festgelegten Personenkreis.
- VorfälleMaterial wird gesichert, zweckgebunden aufbewahrt und mit neuer Frist versehen.
Speicherfristen nach Zweck festlegen
Die Speicherdauer folgt dem Zweck, nicht dem Kalender. Nach der Verordnung (EU) 2016/679 sind personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck entfällt und keine schutzwürdigen Interessen entgegenstehen. Für die Praxis bedeutet das: Regelfall sind 48 bis 72 Stunden, eine Ausnahme bis 7 Tage ist möglich.
Speicherfristen nach Zweck
Regelfall
- Frist
- 48–72 Stunden
- Begründung
- Zweck erreicht
- Festlegung
- kamera- und zweckbezogen
Ausnahme
- Frist
- bis 7 Tage
- Begründung
- schriftlich erforderlich
- Festlegung
- konkreter Anlass
Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht verlangt, Löschfristen kamera- und zweckbezogen festzulegen. Wer pauschal 72 Stunden ansetzt, begründet damit keine Frist. Ein Löschplan hält je Kamera vier Angaben fest: Zweck, Speicherort, Löschmechanik und Prüftermin.
Ablauf in fünf Schritten
- Zweck je Kamera schriftlich festlegen, etwa Einbruchschutz, Diebstahlschutz oder Vandalismus.
- Regelfrist von 48 bis 72 Stunden eintragen und jede Ausnahme bis 7 Tage begründen.
- Automatische Löschung im Ringspeicher einrichten oder manuellen Löschlauf mit Prüftermin planen.
- Löschprotokoll und Zugriffsliste führen, Verantwortliche benennen und Datengeheimnis verpflichten.
- Vorfälle, Sicherungen und Änderungen dokumentieren; Prüftermine halbjährlich oder jährlich setzen.
Löschprotokoll, Zugriffsrechte und Vorfälle
Das Löschprotokoll ist kein Selbstzweck. Es belegt gegenüber Aufsicht und Betroffenen, dass die 48- bis 72-Stunden-Frist eingehalten wurde. Es enthält Datum, Uhrzeit, Kamera, Dateiname, ausführende Person und die Freigabe durch die verantwortliche Stelle.
Zugriff erhalten nur Beschäftigte, die den Zweck kennen und auf das Datengeheimnis verpflichtet sind. Bei Beschäftigtendaten gilt § 26 BDSG; die Norm verlangt Erforderlichkeit und Zweckbindung. Jede Einsicht wird protokolliert, ebenso jede Weitergabe.
Bei einem Vorfall wird das Material gesichert, bevor der Ringspeicher es überschreibt. Die Sicherung erhält einen Aktenvermerk mit Anlass, Zweck, Freigabe und neuer Löschfrist. Nach Abschluss der Aufklärung wird sie gelöscht, sofern keine Rechtsgrundlage für eine längere Aufbewahrung besteht.
Bei Straftaten kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein; dann werden Staatsanwaltschaft oder Versicherer eingebunden. Die Freigabe erfolgt schriftlich. Nach Wegfall des Zwecks wird auch die gesicherte Kopie gelöscht.
Ausnahmen bis 7 Tage begrenzen
Ausnahmen bis 7 Tage sind die Obergrenze, nicht der Regelfall. Wer sie nutzt, hält den konkreten Anlass fest, etwa die Aufklärung eines konkreten Vorfalls. Ohne Anlass ist die Frist zu kürzen. Die 48- bis 72-Stunden-Regel bleibt Maßstab.
Dokumentation nach DSGVO
Zur Dokumentation gehören Zweckbestimmung, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, Löschkonzept und das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Bei hohem Risiko kommt eine Datenschutz-Folgenabschätzung hinzu. Betroffene sind über die Überwachung zu informieren, etwa durch Hinweisschilder und eine Datenschutzerklärung.
Wer Beschäftigtendaten verarbeitet, prüft die Erforderlichkeit nach § 26 BDSG und dokumentiert das Ergebnis. Der Löschplan wird versioniert, mit Datum versehen und bei jeder Änderung von Kamera, Zweck oder Technik aktualisiert. Prüftermine werden im Kalender geführt.
Löschplan als Beispiel
| Kamera | Zweck | Löschmechanik | Frist | Begründung | Prüftermin |
|---|---|---|---|---|---|
| Eingang | Einbruchschutz | Ringspeicher | 48 h | Zweck erreicht | jährlich |
| Lager | Diebstahlschutz | Ringspeicher | 48 h | Zweck erreicht | jährlich |
| Hof | Vandalismus | manuell geprüft | 7 Tage | Vorfallaufklärung, begründet | halbjährlich |
Die Tabelle ist ein Beispiel und ersetzt keine Einzelfallprüfung. Zur DSGVO-Dokumentation gehören Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Löschkonzept, Rechtsgrundlagen und Hinweisschilder. Wer Aufnahmen für Beschäftigte einsetzt, prüft zusätzlich die Vorgaben aus § 26 BDSG.
Häufige Fragen
Wann muss eine Aufnahme gelöscht werden?
Sobald sie zur Zweckerreichung nicht mehr erforderlich ist oder schutzwürdige Interessen entgegenstehen. Regelfall sind 48 bis 72 Stunden, Ausnahmen bis 7 Tage.
Was bringt ein Ringspeicher?
Er überschreibt zurückliegende Aufnahmen automatisch. Damit erfüllt er die Löschpflicht am wirksamsten und vermeidet manuelle Fehler.
Muss ich Einsichtnahmen dokumentieren?
Ja, jede Auswertung gehört in ein Protokoll. Zugriffsberechtigte Personen sind auf das Datengeheimnis zu verpflichten.
Wie lange darf ich Aufnahmen nach einem Vorfall behalten?
Nur so lange, wie die Aufklärung oder Rechtsverfolgung es erfordert. Die Sicherung wird mit Anlass, Freigabe und neuer Frist dokumentiert.
