Sicherheitsdienste auswählen für Gewerbe und Kommunen

Beginnen Sie mit der Frage, welche Aufgabe tatsächlich abgesichert werden soll. Gehen Sie dann von der Betriebsform über Zuständigkeiten und Vergabeverfahren zu Qualifikation, Kosten und Vertragssteuerung. Sobald ein Schritt offenbleibt, sollte die Vergabe dort pausieren, statt unterschiedliche Leistungen anhand eines einzigen Stundensatzes zu vergleichen.

Wenn der Bedarf noch nicht genau beschrieben ist

Legen Sie zuerst fest, welche Objekte zu welchen Zeiten geschützt werden und welche Aufgaben die Kräfte übernehmen sollen. Das Leistungsbild muss auch Personalstärke, benötigte Qualifikation, Sprache, Reaktionszeit, Kontrollgänge, Dokumentation und Berichtsform benennen. So können die Angebote dieselbe Leistung abbilden und spätere Nachträge lassen sich vermeiden.

Beschreiben Sie ebenso die Grenzen des Auftrags: Wer bewertet eine Alarmmeldung, wer veranlasst eine Reaktion und wer darf Entscheidungen treffen? Diese Zuständigkeiten wirken sich auf Personalbedarf, Haftung und Kosten aus. Ohne eine klare Zuordnung bleibt offen, ob etwa die Wachperson oder eine andere Stelle bei einem Vorfall tätig werden soll.

Kommunale Aufträge können neben Verwaltungsgebäuden auch Bäder, Bibliotheken, Bauhöfe, Unterkünfte und Veranstaltungen betreffen. Bei gewerblichen Objekten kommen etwa Empfang, Pforte, Objektschutz, Reviergänge und Alarmverfolgung in Betracht. Die Aufgabe muss daher zum konkreten Standort und zum erwarteten Publikumsverkehr passen.

Faustregel: Erst den Auftrag festlegen, dann Angebote einholen.

Wenn die passende Betriebsform noch offen ist

Entscheiden Sie zunächst, ob dauerhaft eine Stelle besetzt, eine Reihe von Objekten kontrolliert oder auf einen Alarm reagiert werden soll. Diese drei Betriebsformen unterscheiden sich bei Personal, Fahrzeugen, Leitstellentechnik und Dokumentation. Die Tabelle ordnet die Entscheidung den Beschreibungen aus dem Leistungsbild zu.

Ein Anbieter, der Erfahrung mit Revierfahrten hat, ist nicht automatisch die beste Wahl für einen Empfang mit Publikumsverkehr. Bei Veranstaltungen gehören Einlasskontrolle, Besucherlenkung, geschützte Bühnenbereiche und die Zusammenarbeit mit Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienst in die Aufgabenbeschreibung.

Prüfen Sie außerdem, welche vorhandene Sicherheitstechnik in den Ablauf einbezogen wird. Dazu zählen Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Brandmeldetechnik. Legen Sie fest, wer Bilder auswertet, Meldungen beurteilt und Maßnahmen auslöst; solche Schnittstellen bestimmen mit, wie viele Wachpersonen benötigt werden.

Faustregel: Die Betriebsform muss zur Aufgabe passen, nicht zum bisherigen Schwerpunkt des Anbieters.

Wenn Eigenleistung und Fremdvergabe gegeneinanderstehen

Wählen Sie zwischen externem Dienst, eigenem Personal oder einer Kombination anhand der gewünschten Weisungsrechte und der verfügbaren Kapazitäten. Eine Eigenlösung bindet den Dienst direkt in die eigene Organisation ein, erfordert aber auch eine dauerhaft tragfähige Personalplanung.

Der Markt umfasst bundesweit tätige Gruppen und regionale Anbieter. Securitas stammt aus Schweden und Prosegur aus Spanien; beide bieten in Deutschland Sicherheitsdienstleistungen an. Kötter ist ein Familienunternehmen aus Essen, WISAG ein Facility-Service-Konzern aus Frankfurt am Main und Piepenbrock ein Gebäudedienstleister aus Osnabrück.

Die großen Gruppen verfügen über bundesweite Präsenz und eigene Leitstellen oder Sicherheitstechnik. Regionale Unternehmen können dagegen kurze Wege, örtliche Kenntnis und flexible Dienstplanung einbringen. Diese Unterschiede sind Anhaltspunkte für die Auswahl, aber für sich genommen keine Empfehlung für einen bestimmten Anbieter.

Ein eigener kommunaler Ordnungs- oder Sicherheitsdienst ermöglicht unmittelbare Weisungen und eine direkte Einbindung in die Notfallorganisation. Dem stehen Personalgewinnung, Vertretung bei Urlaub und Krankheit, Ausrüstung und dauerhafte Personalkosten gegenüber. Die Abwägung hängt daher auch davon ab, welche Aufgaben dauerhaft intern erledigt werden sollen.

Eine Mischform kann eigenes Personal für Kernaufgaben mit hoheitlichem Bezug und externe Kräfte für Pforten, Revierdienst oder Einsätze außerhalb der eigenen Dienstzeiten verbinden. Dabei müssen die Zuständigkeiten zwischen den Teams ausdrücklich beschrieben sein, damit Meldungen und Übergaben nicht zwischen den Verantwortlichen verloren gehen.

Faustregel: Intern vergeben, wenn Weisungsrecht entscheidend ist; extern vergeben, wenn die Leistungskapazität nicht selbst bereitsteht.

Wenn die öffentliche Beschaffung den Ablauf bestimmt

Klären Sie bei kommunalen Aufträgen früh, welche Vergaberegeln und Tariftreuevorgaben des jeweiligen Landes gelten. Unterhalb der EU-Schwellenwerte bestehen länderspezifische Vorgaben; oberhalb dieser Schwellen führt der Weg über eine EU-weite Bekanntmachung nach der Vergabeverordnung.

Prüfen Sie, ob Lose nach Objekten, Rahmenverträge mit Abrufmengen oder eine gemeinsame Vergabe mehrerer Kommunen zum Bedarf passen. Eine gebündelte Beschaffung kann das Auftragsvolumen für größere Anbieter interessanter machen. Bei komplexen Objekten kann eine Markterkundung helfen, Sicherheitskonzept, Technik und Personalbedarf vor der Angebotsabgabe zu besprechen.

Verhandlungsverfahren können bei komplexen Aufgaben eine Möglichkeit sein, sofern sie nach dem anwendbaren Vergaberecht vorgesehen sind. Legen Sie außerdem fest, ob Nebenangebote zugelassen oder ausgeschlossen werden. Informationen der Deutschen Industrie- und Handelskammer zu öffentlicher Infrastruktur und Beschaffung können die interne Abstimmung mit Vergabestelle und Kämmerei unterstützen.

Faustregel: Vergabeweg und Leistungsbeschreibung müssen vor der Angebotsaufforderung feststehen.

Wenn Erlaubnis und Qualitätsstandard über die Eignung entscheiden

Prüfen Sie zuerst, ob das Unternehmen die erforderliche Erlaubnis besitzt und ob die angebotene Leistung vom geprüften Qualitätsbereich abgedeckt wird. Die Erlaubnispflicht des Bewachungsgewerbes ist in § 34a GewO geregelt; daneben gelten Vorgaben der Bewachungsverordnung.

Die Erlaubnis wird dem Unternehmen erteilt, während Qualifikationen für bestimmte Aufgaben einzelne Wachpersonen betreffen. Welche Nachweise zu Erlaubnis und Sachkunde bei der Angebotsprüfung einzubeziehen sind, fasst die Vergabe-Checkliste zusammen. Bei der Unterrichtung und Sachkunde ist der konkrete Einsatzbereich entscheidend.

Die DIN-77200-Reihe ist kein Gesetz, sondern ein wirtschaftlicher Qualitätsmaßstab für Sicherungsunternehmen. Zertifizierungen betrachten unter anderem Führungsorganisation, Personalgewinnung, Aus- und Fortbildung, Leitstellen, Interventionszeiten, Fahrzeuge, Dokumentation und Beschwerdemanagement.

Gleichen Sie den Zertifikatsbereich mit dem Auftrag ab: Eine Zertifizierung für Revierdienst belegt nicht automatisch eine Prüfung für Pfortendienst mit Publikumsverkehr. Die Norm hilft, Kriterien zu vergleichen, ersetzt aber keine Leistungsbeschreibung. Für Sicherheitstechnik und Sicherungsdienstleistungen ist der Normenausschuss Sicherheitstechnische Anlagen zuständig.

Faustregel: Nicht nur das Vorhandensein eines Nachweises zählt, sondern sein Geltungsbereich.

Wenn Tarif und Budget die Entscheidung prägen

Vergleichen Sie den Preis nur für denselben Leistungsumfang und berücksichtigen Sie dabei Tarif, Zuschläge und Betriebsform. Personalkosten bilden einen großen Teil des Stundensatzes; ein Blick auf die Personalkosten hilft, die Preisbildung im Zusammenhang mit der Vergabe zu beurteilen.

Branchentarifverträge regeln Lohngruppen, Zuschläge und Steigerungen. Bestimmungen können allgemeinverbindlich und damit auch für nicht tarifgebundene Betriebe maßgeblich sein. Die Kosten für Einarbeitung, Ausrüstung, Leitung, Qualitätskontrolle und Vertretungsreserven müssen ebenfalls in einer belastbaren Kalkulation berücksichtigt werden.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bündelt Grundlagen zu Tarifverträgen, Arbeitszeit und Mindestlohn. Kommunen sollten zusätzlich prüfen, ob das Landesvergabegesetz eine Tariftreueerklärung verlangt und welche Kontrollrechte für Lohnnachweise vertraglich vereinbart werden sollen.

Der dargestellte Orientierungsrahmen reicht von 25 bis 60 Euro netto pro Stunde; Lohngruppe, Zuschläge, Tarifbindung und Einsatzart beeinflussen den Satz, während regionale Unterschiede Vergleiche zusätzlich erschweren. Ein Mischpreis ist deshalb nur aussagekräftig, wenn die Anbieter denselben Leistungsumfang kalkulieren.

Faustregel: Ein niedriger Satz ist nur dann günstig, wenn Leistung und tarifliche Grundlagen vergleichbar sind.

Wenn Haftung und Datenzugriff zu klären sind

Legen Sie vor Vertragsabschluss fest, welche Schäden versichert sein müssen und welche Daten der Dienstleister verarbeitet. Die Deckung sollte zum Objektwert und zu einem realistischen Schadensszenario passen; bei der Betriebshaftpflicht sind Deckungssumme, Selbstbehalt und Ausschlüsse anhand des konkreten Einsatzes zu prüfen.

Schlüsselverlust, nicht abgeschlossene Türen, Fehlalarme und Schäden durch Dritte gehören in die Haftungsregelung. Eine Freistellung im Vertrag hilft nur, wenn der Versicherungsschutz sie umfasst. Die Höhe möglicher Ansprüche und ein möglicher Schadensersatz sollten daher nicht allein mit einer pauschalen Standardsumme bewertet werden.

Besucherdaten, Videobilder und Einsatzberichte fallen im Sicherheitsbetrieb an. Regeln Sie schriftlich Auftragsverarbeitung, Zugriffsrechte und Löschfristen; der Auftraggeber bleibt für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich mitverantwortlich. Beschäftigtendatenschutz ist ebenfalls zu berücksichtigen, wenn Aufnahmen oder Berichte Beschäftigte betreffen.

Faustregel: Haftung und Datenverarbeitung vor dem ersten Einsatz schriftlich zuordnen.

Wenn der Vertrag im Alltag belastbar sein muss

Sichern Sie die vereinbarte Qualität durch klare Dienstanweisungen, erreichbare Ansprechpersonen und feste Meldewege. Die Dienstanweisung sollte festlegen, welche Kontrollen wann erfolgen, wie Meldungen weitergegeben werden und welche Eskalationswege gelten. Bei Änderungen am Objekt oder an den Aufgaben ist sie fortzuschreiben.

Regeln Sie auch das Vorgehen bei Brand oder Einbruch sowie bei Stromausfall. Alarmpläne, Erreichbarkeiten, Eskalationsstufen und Schnittstellen zur eigenen Notfallorganisation gehören in das Notfallkonzept; gemeinsame Übungen helfen, die Zusammenarbeit mit Feuerwehr oder Rettungsdienst abzustimmen.

Ein Ausfallkonzept muss erklären, wie kurzfristige Krankmeldungen, Streik oder Personalmangel überbrückt werden und welche Mindestbesetzung zugesagt ist. Bei Nachunternehmern sollten Benennung, vorherige Prüfung und Zustimmung des Auftraggebers geregelt sein; Erlaubnis und Versicherung sind auch dort nachzuweisen.

Vereinbaren Sie regelmäßige Gespräche mit der Objektleitung, eine jährliche Begehung mit der Geschäftsführung und Notfallübungen mit den zuständigen Stellen. Melden Sie Personalwechsel vorab. Preisanpassungen sollten an Tarifabschlüsse gekoppelt sein, nicht an einen frei gewählten Index, damit die Kalkulation nachvollziehbar bleibt.

Faustregel: Was im Betrieb kontrolliert werden soll, braucht eine Zuständigkeit und einen dokumentierten Ablauf.