Zutrittskontrolle
Zutrittskontrolle in Berlin, Datenschutz und Vorgaben für Betriebe
Zutrittskontrolle für Betriebe in Berlin verbindet Technik, Datenschutz und Objektschutz. Wir zeigen Vorgaben, Systeme, Löschfristen und Beratung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Zutrittsdaten fallen unter DSGVO und BDSG, bei Beschäftigten ist § 26 BDSG die zentrale Norm.
- Als Orientierung gelten 7 bis 30 Tage Löschfrist für Türöffnungsprotokolle und rund 90 Tage für Besucherdaten.
- Zutrittsdaten steuern den Zutritt, sie dürfen nicht der Leistungsbewertung dienen.
- Aufsicht für private Stellen in Berlin ist die Berliner Datenschutzbeauftragte (BlnBDI), Prävention berät die Polizei Berlin über das LKA.
- Biometrie braucht eine dokumentierte Erforderlichkeit, Karte oder PIN sind meist das mildere Mittel.
Was private Betriebe in Berlin beachten müssen
In Berlin gilt für private Arbeitgeber dasselbe Bundesrecht wie in allen anderen Ländern: die DSGVO und das BDSG. Landesdatenschutzgesetze richten sich an öffentliche Stellen, nicht an das Zutrittssystem eines Unternehmens.
Für Beschäftigtendaten ist § 26 BDSG maßgeblich. Erlaubt ist nur, was für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist, mit Zweckbindung und Dokumentation. Eine Auswertung von Anwesenheitszeiten zur Leistungsbewertung ist davon nicht gedeckt.
Zeichnet eine Kamera am Eingang öffentlich zugängliche Flächen auf, greift § 4 BDSG mit Kennzeichnungs- und Löschpflichten. Ab 20 Beschäftigten mit ständiger automatisierter Verarbeitung ist ein Datenschutzbeauftragter nach § 38 BDSG zu benennen.
Konkrete Maßstäbe setzt die Orientierungshilfe Beschäftigtendatenschutz der Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK).
Unterschiede zwischen den Ländern entstehen weniger beim BDSG als bei Aufsicht, Beratung und Förderung; ein einheitliches Löschkonzept für alle Standorte erspart Abstimmung.
Karte, PIN, Biometrie: was verhältnismäßig ist
Karte, PIN, Biometrie
Stärke
- Transponderkarte
- einfach zu sperren, nachrüstbar
- PIN-Code
- keine Hardware am Träger
- Biometrie
- kein Ausweis nötig
- Karte plus PIN
- Zwei-Faktor-Schutz
Datenschutzrisiko
- Transponderkarte
- Weitergabe an Kollegen, Verlust
- PIN-Code
- Weitergabe, kaum Personenbezug
- Biometrie
- Merkmale nicht sperrbar, hohe Anforderungen an die Speicherung
- Karte plus PIN
- mehr Verwaltungsaufwand
Zutrittsverfahren im Vergleich
Verfahren
- Transponderkarte
- einfach, nachrüstbar
- PIN-Code
- kein Träger nötig
- Biometrie
- hohe Bindung an Person
- Kombination
- mehr Sicherheit
Vorteil
- Transponderkarte
- Verlust, Weitergabe
- PIN-Code
- Weitergabe, Beobachtung
- Biometrie
- sensible Daten, Irreversibilität
- Kombination
- mehr Daten, mehr Aufwand
Datenschutzrisiko
- Transponderkarte
- PIN-Code
- Biometrie
- Kombination
Biometrische Merkmale zur eindeutigen Identifizierung sind nach DSGVO besonders geschützt. Zulässig sind sie nur, wenn der Zweck anders nicht erreichbar ist und die Vorlage sicher gespeichert wird. Im Lager mit Transponderkarte fehlt dafür meist die Grundlage, im Serverraum mit wenigen Berechtigten kann sie bestehen.
Löschfristen, Dokumentation und Mitbestimmung
Gesetzliche Fristen gibt es nicht. Als Orientierung gelten in der Praxis 7 bis 30 Tage für Türöffnungsprotokolle und rund 90 Tage für Besucherdaten, wenn ein Sicherheitsinteresse dokumentiert ist. Diese Werte sind Beispielwerte, verbindlich ist die Begründung im eigenen Konzept.
- Zweck je Datenkategorie festhaltenZutritt, Störungsbehebung, Vorfallaufklärung.
- Frist aus dem Zweck ableiten und je Kategorie schriftlich fixieren.
- Löschung technisch automatisieren, nicht per Hand.
- Jährlich prüfen, ob Fristen, Rollen und Berechtigungen noch passen.
Kann das System Verhalten erfassen, ist der Betriebsrat einzubeziehen: § 87 BetrVG macht die Einführung zustimmungspflichtig. In einer Betriebsvereinbarung werden Dauer, Auswertungstiefe und Zugriffsrechte geregelt.
Kosten, Aufwand und Fördermittel
Vier Posten bestimmen den Aufwand: Lesegeräte und Elektronik je Tür, Ausweise je Person, Software und Lizenzen sowie Installation und Wartung. Wiederkehrend fallen Wartungsvertrag, Berechtigungsverwaltung und die jährliche Prüfung des Löschkonzepts an.
Belastbare Beträge liefert nur ein Angebot nach Ortsbegehung, weil Türzahl, Verfahren und Anbindung an Brandmelde- oder Alarmanlagen den Preis bestimmen.
Fördermittel für Zutrittstechnik sind selten und meist an Landesprogramme oder Konditionen des Sachversicherers gebunden; IHK Berlin und Versicherer klären den Einzelfall.
Wer in Berlin berät
Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) ist die Aufsichtsbehörde für private Stellen in Berlin. Sie beantwortet Fragen zu Zutritts- und Videodaten und prüft Beschwerden von Beschäftigten.
Kostenlose Präventionsberatung zu mechanischer Sicherung, Alarmanlagen und Zutrittskonzepten gibt die Polizei Berlin über das Landeskriminalamt (LKA).
Bundesweite Hinweise bündelt die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Sie ist für Betriebe nicht Aufsicht, liefert aber Orientierung bei Grenzfällen.
Häufige Fragen
Wie lange dürfen Zutrittsdaten gespeichert werden?
So kurz wie der Zweck es erlaubt. Praxiswerte sind 7 bis 30 Tage für Türöffnungsprotokolle und bis 90 Tage für Besucherdaten, jeweils begründet und dokumentiert.
Ist Biometrie an der Eingangstür erlaubt?
Nur bei dokumentierter Erforderlichkeit und sicherer Speicherung. Gibt es ein milderes Mittel wie Karte oder PIN, ist Biometrie unverhältnismäßig.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Ja, wenn das System Verhalten erfassen kann. Das Betriebsverfassungsgesetz regelt die Mitbestimmung, Löschfristen und Auswertungstiefe gehören in eine Betriebsvereinbarung.
Was kostet ein Zutrittskontrollsystem?
Das hängt von Türzahl, Verfahren und Anbindung ab. Vergleichen Sie Angebote nach Ortsbegehung und planen Sie Wartung und Verwaltungszeit als wiederkehrende Kosten ein.
